Encara més que altres processos de la gestió de projectes, la gestió de l'abast és un producte evolutiu, iteratiu i permanent al llarg del cicle de vida, i per tant en revisió contínua, en funció dels canvis, les desviacions i les correccions que van marcant la vida del projecte.

La font (input) principal per a l'elaboració de la definició inicial d'abast és el mandat o acta de constitució de projecte, però s'ha d'utilitzar i es pot utilitzar qualsevol altra informació disponible, i també entrevistes amb el client, el patrocinador i altres interessats. En definitiva, es tracta d'alinear el projecte amb les seves necessitats i expectatives en el que és concret. La taula 6 mostra un guió de continguts típics d'una definició inicial d'abast.

Contingut típic de la definició inicial d'abast

• Objectius del projecte.
• Requisits i característiques del producte o servei (per exemple, en el cas de serveis de telecomunicacions).
• Requisits i lliurables del projecte.
• Criteris d'acceptació del producte o servei.
• Fronteres del projecte o relacions amb altres projectes.
• Descomposició inicial del projecte (EDT inicial).
• Gestió de configuracions, releases, etc.
• Actualització d'informació que conté l'acta de constitució del projecte, quan sigui procedent.

Fixeu-vos que alguns aspectes ja eren presents en l'acta de constitució. És lògic. Quan fem la definició d'abast, els podem refinar, detallar o corregir. Molts ens els tornarem a trobar en les fases següents. Això és la naturalesa iterativa i permanent de la gestió de projectes, a la qual PMBOK i altres metodologies donen tanta importància.

L'aspecte més important és la definició d'objectius, lliurables i requisits, d'una banda, i la de fites i una primera descomposició del treball, de l'altra

Objectius del projecte són els criteris quantificables que ha de complir el projecte perquè es consideri reeixit. Poden ser objectius de negoci (eliminar tres llocs de treball, reduir els costos de facturació un 8%), objectius de projecte (posada en producció el dia 3 de gener), objectius de qualitat del producte o servei (compliment de l'estàndard XX de qualitat del programari) o altres.

Lliurables són els resultats tangibles del projecte. Normalment són lliurables de producció (un lloc web, una xarxa local amb els seus switches, encaminadors, circuits i servidors) i lliurables relacionats amb aquesta (de projecte) (documentació del sistema, manuals d'usuari). I també resultats relacionats amb la gestió, el mateix pla de projecte, els informes de seguiment, les peticions de canvis, etc.

Requisits (en aquest procés i en aquesta accepció) són les condicions els per a l'acceptació d'un lliurable o d'un servei (per exemple, subjecció a certs estàndards legals, tècnics, de qualitat, definits per la mateixa companyia o per un estàndard extern).

Fites (ho desenvoluparem més àmpliament quan expliquem la planificació) són els estats intermedis pels quals ha de passar el projecte per a assolir els objectius finals (per exemple, el disseny funcional abans que el disseny tècnic i la construcció).

També en aquesta fase es fa una primera descomposició de l'estructura del treball o estructura de distribució del treball, EDT (work breakdown structure, WBS) a alt nivell. EDT són les parts més petites en què trenquem un projecte per a fer-lo més manejable, sigui per components, per fases del cicle de vida de producció, per geografies o qualsevol altre criteri. Moltes vegades es fa coincidir amb les fites, la qual cosa en facilita el seguiment. El resultat o sortida d'una EDT és un lliurable.

En definitiva, la definició inicial de l'abast és la peça que uneix els processos d'iniciació (què es farà) amb els processos de planificació (com es farà). Per tant, és necessàriament ambigua i controvertida. Tanmateix, és imprescindible per al cap de projecte, perquè li permet establir per primera vegada un diàleg en els termes concrets del treball que s'ha de fer amb el client i els interessats, d'una banda, i amb l'equip de projecte, de l'altra, i per tant li proporciona un context molt útil per a la planificació, el control i la comunicació del treball en les etapes següents.