Taula 4. Desenvolupar l'acta de constitució del projecte: entrades, eines i tècniques, i sortides del procés

Font: PMBOK (2008)

Els projectes els autoritza un patrocinador (sponsor) extern a la direcció del projecte, una oficina de projectes, el gerent o un comitè executiu d'un dossier (portfolio) o altres tipus d'organismes directius. El patrocinador ha de tenir l'autoritat necessària per a disposar dels recursos que el projecte necessitarà. L'autorització inclou el nomenament del director del projecte, que és recomanable que hagi participat en la confecció de l'acta a fi de conèixer ja el projecte i participar en les primeres decisions.

Per a l'elaboració de l'acta de constitució del projecte cal disposar d'algun dels elements següents:

• L'enunciat del treball del projecte (SOW). És una descripció narrativa del que es demana del projecte, que ha d'incloure com a mínim la necessitat de negoci que la justifica, una descripció de l'abast a alt nivell, i la possible vinculació amb els plans o desenvolupaments estratègics de l'organització.
• Cas de negoci. Com hem explicat en l'apartat anterior, incorpora la informació necessària que justifica el projecte. Pot haver nascut per múltiples motius, entre altres per una demanda del mercat, una sol·licitud d'un client, una necessitat comercial, un avenç tecnològic, un requisit legal, una necessitat ecològica o social.
• Contracte. En cas que el client sigui extern a l'organització executant, hi acostuma a haver un contracte que ja concreta a un alt nivell el projecte i, per tant, és fonamental per a confeccionar l'acta.
• Factors ambientals i actius dels processos de l'organització que guiaran la manera en què s'enfocarà el projecte: des de la simple plantilla de l'acta i la informació històrica de com s'ha tractat en altres casos similars, fins a les polítiques i infraestructures disponibles per a la resolució del projecte.

Per a la confecció de l'acta cal recórrer al judici expert dels intervinents, o d'altres experts de l'organització amb coneixements de les bones pràctiques aplicables en aquest procés. També es pot recórrer a altres experts, com ara consultors externs, la PMO i altres.

Cal recordar que parlem del procés de desenvolupar l'acta de constitució, pel fet que en cada organització, a part del document de l'acta com a tal, es poden requerir un seguit d'altres tasques o activitats per a iniciar un projecte. Activitats que poden anar des de la codificació del projecte i l'alta d'aquest en el sistema comptable, en el sistema d'informació de gestió de projectes, fins a la preparació d'espais físics i/o virtuals que hauran de fer servir els recursos del projecte, i un llarg etcètera que cada organització crea en funció de la seva cultura organitzativa. Alhora, també poden incloure la recollida d'un seguit d'informacions complementàries a les que es proposen com a mínimes per a l'acta.

A continuació es mostra el contingut típic mínim de l'acta de constitució o project charter:

Continguts mínims de l'acta de constitució o project charter

• El propòsit o la justificació del projecte: valor per al negoci
• Els objectius i els criteris d'èxit (factors crítics d'èxit)
• Requisits a alt nivell
• Descripció del projecte a alt nivell
• Riscos a alt nivell
• Resum del cronograma de fites
• Resum del pressupost
• Requisits d'aprovació del projecte i qui n'aprova l'entrega
• El director nomenat, les seves responsabilitats i el seu nivell d'autoritat
• Altres participants en el projecte i les seves responsabilitats o els afectats pel projecte
• El patrocinador (o qui autoritza el projecte) i el seu nivell d'autoritat

Es pot dir que l'acta de constitució del projecte és com un contracte o un acord entre el patrocinador o sponsor del projecte (que acostuma a ser un directiu general, funcional o el director de sistemes), que representa l'empresa i fa de client, i el director o cap de projecte, que representa l'equip de treball (format pel personal de l'empresa o les empreses contractistes i per personal del mateix client) que fa de proveïdor.