Les empreses i els autors solen definir i classificar de diverses maneres les fases d'un projecte, o més pròpiament del cicle de vida del projecte. Aquí adoptarem la del PMBOK, que es mostra en la figura 3.

Figura 3. Cicle de vida del projecte

Davant altres classificacions possibles, aquesta intenta mostrar i visualitzar més clarament la importància de les fases anteriors i posteriors a l'execució i el pes que en el conjunt del projecte tenen i han de tenir cada vegada més. La que anomenem d'iniciació inclou l'aprovació i definició preliminar del projecte. La fase de seguiment i control és permanent i paral·lela a tot el cicle de gestió. I, com veurem, el PMBOK reconeix la necessitat d'una replanificació permanent o iterativa al llarg de l'execució.

a. Iniciació

Habitualment, en l'agenda de la direcció i en el pressupost de la companyia, un projecte competeix amb altres per a ser aprovat. Per tant, aquesta primera fase sol incloure activitats de priorització i selecció de projectes. El producte d'aquesta fase es documenta en formats propis del procés pressupostari general de la companyia o del pressupost de l'àrea d'organització i sistemes d'informació. Altres vegades, un projecte és part d'un pla, programa o projecte més important, que gestiona una oficina de projectes.

En tot cas, el resultat d'aquesta fase és un mandat (project charter, o acta de constitució del projecte) i una definició inicial del contingut, l'abast i els requisits del treball que s'ha de dur a terme (preliminary project scope statement, en l'expressió que s'usava en la versió 3 del PMBOK i que ens sembla interessant mantenir per a projectes TIC).

b. Planificació

En primer lloc, s'ha de revisar i sobretot obtenir un acord o contracte explícit sobre els temes del projecte. El resultat principal és un document detallat d'abast (scope definition, o document d'abast), és a dir, la definició, com no ens cansarem de dir, del que es farà i del que no es farà.

En aquest material, seguint la metodologia de gestió de projectes orientada a objectius (goal directed project management), separem la planificació estratègica del projecte (enfocada a fites i objectius) de la planificació operativa (enfocada a activitats i tasques) i animem el cap de projecte a manejar permanentment aquest zoom entre un àmbit i l'altre. En termes del PMBOK, el resultat principal de la planificació estratègica és la descomposició del treball en parts o paquets de treball més petits, o EDT (work breakdown structure, o estructura de distribució del treball), que en realitat són lliurables (deliverables) parcials o generals.

Seguidament, es duu a terme la planificació operativa, descomponent cada EDT en activitats, posant-les en seqüència, estimant els recursos necessaris i establint un calendari preliminar. Finalment, s'estimen els costos i s'elabora el pressupost.

Una de les màximes fortaleses del PMBOK és l'exercici de formalització del conjunt de processos de planificació i gestió que fins no fa gaire es consideraven auxiliars o complementaris i que la pràctica de treball en projectes TIC i en altres disciplines ha demostrat que són fonamentals. D'aquesta manera, la fase de planificació també inclou els plans de qualitat, recursos humans, comunicació, gestió de riscos i administració i compres.

c. Execució

La planificació és tan important que la fase d'execució habitualment conté un exercici permanent de preparació de plans més detallats, revisió dels plans elaborats i comprovació del seu estat d'avenç, replanificació de treballs, etc.

La gestió i documentació rigorosa dels canvis és un altre aspecte central d'aquesta fase. A més d'aquests treballs de seguiment i report, l'execució és un exercici de gestió i de maneig de persones i incidents, que, en projectes d'una certa mida, justifiquen de sobres la dedicació de recursos experimentats només per a controlar i manejar l'execució. L'execució també inclou els processos d'assegurament de la qualitat, gestió de recursos humans i tècnics, gestió de la comunicació i administració de les compres i contractes.

L'execució és un bany de realitat que s'aprèn sobretot amb l'experiència, la repetició i reptes progressius.

d. Seguiment i control

Els processos més crítics en aquesta fase són els de control de canvis (qualsevol petició o incidència que afecta la planificació inicial) i els de gestió de riscos.

e. Tancament

Normalment inclou l'acceptació dels productes per part del client, fer les revisions acordades posteriors al tancament, tancar els contractes amb el client i els proveïdors, documentar les lliçons apreses, etc.