2.4.1. Etapes prèvies a la iniciació del projecte
a. Anàlisi de viabilitat
Aquesta anàlisi inicial pot servir per a identificar qualitativament alternatives d'acció, però no és suficient perquè la direcció prengui decisions. Es requereix un estudi (més o menys detallat, segons les característiques del projecte i les circumstàncies de l'empresa) de la viabilitat tècnica i econòmica i una primera estimació d'objectius, resultats esperats i costos per a l'organització. En els projectes TIC determinar el valor mesurable d'un projecte per a l'organització (o valor per al negoci), el cost total de la propietat i el benefici total de la propietat d'una inversió TIC no és gens senzill i encara no està gaire estès. Les dificultats més importants acostumen a ser trobar mètriques que permetin valorar l'impacte i els beneficis, d'una banda, i recollir tots els costos i ingressos reals presents i futurs d'una inversió en TIC.
En tot cas, és important completar les anàlisis qualitatives amb anàlisis quantitatives i elaborar alternatives potencials d'inversió en què es valori el cost de fer i el cost de no fer en diferents escenaris. L'anàlisi d'alternatives s'ha de basar en models financers, com el període de recuperació de la inversió, el punt en què el projecte recuperarà la inversió realitzada (punt d'equilibri), el càlcul de la proporció de retorn de la inversió, el valor actual net dels diners que s'han de desemborsar o fluxos de caixa descomptats, i fins i tot altres de més sofisticats, com l'impacte en el resultat operatiu de l'empresa (EBIDTA).
Tot això no és tan exagerat. Molts projectes TIC representen una inversió milionària i competeixen amb altres projectes d'inversió estratègica de l'empresa en una altra classe d'actius als quals és costum des de fa temps demanar-los aquesta classe d'anàlisi. I, en les empreses cotitzades, molts inversors analitzen amb lupa les decisions d'inversió de la direcció en projectes TIC.
L'anàlisi de viabilitat ha d'incloure criteris econòmics i de negoci, però també organitzatius, tècnics i de gestió de projecte. A continuació es presenta un guió temptatiu d'una anàlisi simplificada d'aquest tipus:
Guió d'anàlisi de viabilitat
- Resum executiu.
- Identificació de l'oportunitat. Descripció del problema.
- Qualificació de l'oportunitat. Avaluació inicial del potencial de mercat o millora de les operacions. Resultats que cal obtenir.
- Avaluació inicial de la tecnologia disponible i benchmarking d'altres experiències, si n'hi ha.
- Avaluació de capacitats pròpies o d'altres que s'hagin d'adquirir. Base tecnològica i recursos humans.
- Avaluació inicial de cost-benefici.
- Identificació dels riscos principals. Qualificació inicial.
- Objectius i continguts del projecte. Visió preliminar.
- Avaluació inicial de temps i cost. Partides principals.
De vegades, en aquest exercici inicial s'involucren consultors o, almenys, la llista curta de proveïdors de serveis informàtics de l'empresa, la qual cosa permet disposar d'una visió externa complementària i d'una primera valoració tècnica i econòmica dels possibles contractistes. Els proveïdors també fan una primera qualificació de l'oportunitat i dels riscos.
b. Selecció de projectes
Segons el que hem vist, qualsevol projecte TIC que s'elevi a la direcció, individualment o com a part d'un programa més ampli, ha de complir diverses condicions:
a) S'ha d'alinear amb les estratègies i els objectius de l'organització.
b) Ha de proporcionar un valor o benefici de negoci que sigui mesurable o verificable en acabar el projecte.
c) S'ha de suportar en mètriques quantitatives, particularment financeres, que permetin obtenir el retorn de la inversió, calculant tots els costos i beneficis de la inversió.
d) Ha de demostrar la viabilitat tècnica, organitzativa i de gestió del mateix projecte.
Un resum d'aquests criteris es mostra a continuació:
Criteris per a seleccionar projectes informàtics
Criteris de negoci
- Quin valor afegeix el projecte als nostres clients?
- Millorarà el projecte la nostra posició davant la competència? I, per quant de temps?
- El projecte, contribueix a les nostres estratègies externes o internes?
- Quina és la contribució del projecte al resultat i quan es produirà?
- Recuperarem la inversió que s'hagi fet? Quan?
- Com percebran el projecte els nostres accionistes? I el públic en general?
- Quin és el risc de no-execució en contingut, temps i costos? El pot assumir l'empresa en el seu conjunt?
Criteris de gestió de projectes
- Estan ben definits els objectius i resultats?
- Té un patrocinador clar en el comitè de direcció? S'han assolit acords amb els departaments involucrats?
- És clar l'abast? S'han analitzat els riscos? Són assumibles?
- Quin és el pla de treball? Quan tindrem els productes principals?
- Disposarem de l'equip amb la dedicació i les capacitats adequades? Hi ha un cap de projecte capaç de dur-lo a terme i que es pugui dedicar completament al projecte?
- Disposem de tecnologia? És madura? Tenim les capacitats o podem tenir-les a temps? Hi ha proveïdors qualificats?
Font: Rodríguez, García Mínguez i Lamarca (2007)
Per a comparar uns projectes amb altres, s'usen mètodes com els següents:
- L'screening, o revisió dels beneficis d'un projecte davant una llista de criteris elaborada per l'empresa (per exemple, l'esquema anterior de criteris per a valorar projectes informàtics es podria convertir fàcilment en una llista de control o checklist per a una revisió tipus screening).
- Els scoring, o mètodes en què s'adjudiquen pesos a una sèrie de criteris i es valora la mesura en què cada projecte presentat compleix els criteris definits. Els mètodes de scoring serveixen per a establir prioritats dins d'una cartera de propostes.
Com hem comentat, les fronteres entre unes fases i les altres només existeixen moltes vegades en la teoria. Efectivament, el resultat d'aquestes fases prèvies és sovint l'aprovació formal del projecte per part de la direcció i la redacció d'un mandat o acta de projecte (project charter) que, segons les metodologies (inclosa la nostra), pertany pròpiament a la iniciació del projecte, segons el que veurem a continuació.