L'objectiu és identificar com més aviat millor tots els interessos i les forces que actuen entorn del projecte, de manera que el director tingui prou elements i prou complets per a enfocar millor el projecte i satisfer les necessitats del màxim de persones interessades, centrant-se en el patrocinador i el client. Però també permet identificar a l'inici possibles conflictes d'interessos, que en aquest moment es podran gestionar i resoldre amb un impacte menor sobre el projecte.

Aquest procés s'hauria de repetir periòdicament per a assegurar que les dades i l'estratègia adoptada s'adeqüen als diferents canvis que va experimentant el projecte. En aquest sentit, n'hi hauria prou de fer aquesta anàlisi a l'inici de cada fase del projecte, alhora que revisem l'acta de constitució.

El procés d'identificar interessats, en general, formarà part de les primeres reunions o entrevistes amb els clients, i pot utilitzar informació de l'acta de constitució del projecte, dels documents del projecte, en especial dels possibles contractes, i d'informació sobre l'organització –organigrames, processos de treball, intervinents i altres–, utilitzant procediments estandarditzats, lliçons apreses o llistes d'interessats de la informació corporativa o de projectes anteriors.

És bo tenir en compte que en tota organització hi ha un organigrama, unes relacions i uns fluxos de treball formals i altres de poder o d'influència que són informals. Tots dos són importants per al projecte i els hem de tenir en compte.

Per a fer aquesta identificació es fan servir bàsicament dues tècniques: el judici expert (és clar) i l'anàlisi d'interessats, que consisteix a recopilar i analitzar de manera sistemàtica les informacions sobre els interessats de manera que n'obtinguem les dades desitjades. Aquest procés segueix tres passos:

1. Identificació i registre de tots els interessats. en alguns casos s'obtindrà la informació directament de documents del projecte, però en la majoria caldrà fer entrevistes recurrents per a recopilar informació i alhora identificar nous interessats. En general, aquestes entrevistes no seran monogràfiques, sinó que estaran relacionades amb altres tasques inicials del projecte.
2. Identificar i classificar l'impacte o influència potencial de cada interessat. Hi ha múltiples maneres de fer-ho, com ara matrius poder/interès, poder/ influència, influència/impacte o models de prominència (identificant grups o classes d'interessats).
3. Avaluar com podran actuar els diferents interessats. De manera que puguem planificar un seguit d'estratègies per a gestionar-los i millorar el rendiment del projecte.

La figura següent mostra un dels documents que es poden fer servir per a l'anàlisi, o el que s'anomena mapa d'implicats, en què es representen la seva posició i influència en el projecte i el nivell de cooperació, cosa que ens permet dissenyar diferents tipus d'estratègies.

Figura 2

El procés genera dues sortides fonamentals:

• El registre d'interessats, el seu rol formal i informal i el seu posicionament (positiu, negatiu o neutre) davant el projecte.
• Una estratègia de gestió dels interessats. Aquesta persegueix establir uns models de relació que maximitzi les influències positives i mitigui les negatives. Això pot incloure criteris de comunicació, consulta o acceptació específica de certs productes; criteris d'aïllament o ignorància; un repartiment de les relacions entre l'equip de treball, etc.

Cal dir que aquesta informació sobre interessats pot incorporar informació "sensible" i, en aquest sentit, serà un dels pocs documents del projecte que el director pot considerar d'ús estrictament intern.