Un pla de projecte es pot considerar:

• Un mapa de ruta estructurat que estableix totes les activitats que cal fer per a assolir els objectius de negoci.
• Una definició dels temps i recursos –tecnològics i de negoci– necessaris per a completar el treball.
• Un mecanisme per a monitorar avenços, controlar l'abast i gestionar el projecte per a assegurar els resultats finals dins del marc del temps i pressupost definits.
• Un mitjà per a comunicar els progressos i comprometre els participants del projecte.

La planificació és un procés iteratiu i permanent que té lloc al llarg de tot el cicle de vida de la gestió de projectes i que es realimenta dels processos d'execució, seguiment i control, que permeten i obliguen a adaptar el pla a la realitat de l'execució.

a. Continguts del pla

El pla d'un projecte ha de preveure tots els elements següents:

• Els objectius i els resultats que s'esperen del projecte, de manera que permetin l'avaluació de l'èxit o fracàs del projecte, tal com s'han descrit en els capítols anteriors.
• Les fites principals del projecte coincidents amb punts de decisió, lliurables, acabament d'etapes, etc. Una definició més detallada de fita s'estableix en els apartats següents del capítol.
• Els mecanismes de control de l'abast del projecte, i de gestió de canvis en aquest.
• La involucració dels diferents agents participants en el projecte, els seus rols i les seves responsabilitats.
• La definició de les activitats del projecte, és a dir, les tasques o grups de tasques de què es compon, els recursos tècnics i humans necessaris i el resultat o fita que s'ha d'obtenir fent aquestes activitats.
• El calendari de treball, amb els temps de realització segons la data d'inici i la data d'acabament de cada una de les activitats i la de cada una de les fites.
• L'organització i l'equip assignat al projecte, amb la matriu de rols i responsabilitats per a les diferents fites i activitats.
• El pressupost del projecte, amb les estimacions d'inversió i cost pressupostades a partir del consum de recursos, la seva previsió d'evolució al llarg del temps de durada del projecte i la previsió de beneficis esperats.
• El sumari de les assumpcions fetes sobre els riscos identificats prèviament a la implantació del projecte, el seu possible impacte sobre el pla de projecte i el pla de gestió d'aquests riscos.
• La qualitat dels treballs duts a terme, segons els resultats funcionals i operacionals esperats i la definició de les condicions i els principis d'acceptació d'aquests.

El PMBOK identifica dins del grup de processos de planificació fins a nou àrees, que es mostren a continuació:

Els processos de planificació, segons el PMBOK

1. Pla de gestió del projecte
2. Pla de gestió de l'abast
   11. Recollida de requisits
   1. Definició detallada de l'abast
   2. Creació de l'EDT
3. Pla de gestió del temps
   11.  Definir les activitats
   1. Seqüenciar les activitats
   2. Estimar els recursos per a les activitats
   3. Estimar la durada de les activitats
   4. Elaborar el calendari
4. Pla de gestió de costos
   11. Estimar els costos
   1. Elaborar el pressupost
5. Pla de qualitat
6. Pla de recursos humans
7. Pla de comunicació
8. Pla de gestió de riscos
   11. Pla de gestió de riscos
   1. Identificació de riscos
   2. Anàlisi qualitativa de riscos
   3. Anàlisi quantitativa de riscos
   4. Pla de resposta davant els riscos
9. Pla d'administració i compres

b. La planificació orientada a objectius

Hi ha la tendència a planificar les activitats o blocs d'activitats d'un projecte i construir el pla per agregació de baix a dalt (bottom up), és a dir, des de les tasques i les activitats fins als productes. La planificació orientada a objectius és un enfocament metodològic de dalt a baix (top down) de planificació i gestió de projectes dirigit a obtenir resultats i, per tant, se centra a tenir sempre present l'orientació dels objectius (goal directed project management, GDPM) que es persegueixen en el treball, i a partir d'aquí baixar fins al nivell dels productes que es volen obtenir, les línies de treball o productes parcials en què el treball es descompon (EDT) i seguidament les activitats i les tasques que s'han de dur a terme.

En els apartats següents, analitzarem els processos de treball de planificació prenent com a referència metodològica la que suggereix el PMBOK. Tanmateix, i per a posar-nos en acció i no perdre el fil conductor del que cal fer en realitat, tot seguit proposem la seqüència física d'activitats necessària per a l'elaboració del pla projecte. Per tant, per a l'elaboració del pla:

1. En primer lloc, s'han d'acordar i revisar amb el client els objectius últims del projecte, tal com s'han definit en el mandat o acta de constitució del projecte i en la definició inicial de l'abast (què cal fer i per què). De vegades, com hem esmentat en el mòdul anterior, la definició inicial, el mapa d'interessats i la definició de rols i responsabilitats s'incorpora a l'acta de constitució.
2. Per a completar aquesta definició, hem de recollir dels interessats quins són els seus requisits, discutir-los amb el client per a assegurar que encaixen dins del mandat de projecte i de la definició inicial i establir, si escau, les prioritats.
3. En aquest moment, podem fer una definició detallada de l'abast, o revisar, si escau, l'abast inicial.
4. A partir d'aquests objectius, s'han d'identificar els estats intermedis, o fites que s'han d'assolir per a avançar en l'assoliment dels objectius finals del projecte, i el nivell de dependència o relació que hi ha entre aquestes fites. Les fites normalment es corresponen amb productes o línies de treball que donaran lloc a resultats o lliurables intermedis. Aquesta distribució de l'estructura del treball l'anomenem EDT.
5. En aquest nivell, hem d'establir ja quines persones són responsables de la consecució de cada fita i de la seva aprovació, dins del client i de l'equip o, dit d'una altra manera, l'estructura de responsabilitats per a la consecució de les fites.
6. Les fites i EDTS es poden descompondre llavors en activitats i tasques que són necessàries per a assolir la fita i, de nou, les relacions i dependències que hi ha en l'àmbit de les activitats.  El PMBOK i altres metodologies anomenen aquesta fase definir les activitats.
7. Tot seguit, s'ordenen les activitats en la seva seqüència de realització, i es mostra en quin ordre s'han de fer i quines es poden fer en paral·lel.
8. En aquest moment, s'estima el temps (esforç, càrrega o quantitat de treball) requerit per a la realització de cada activitat.
9. Això ens permet establir el calendari o línia de base de temps, encara inicial o provisional.
10. Es pot valorar llavors el tipus de recurs necessari per a fer una tasca determinada i la càrrega de treball que requereix. D'aquesta manera podem fer una estimació de recursos i perfils, i la seva dedicació.
11. La dedicació i cost dels recursos humans i altres recursos tècnics ens permet preparar el pressupost d'execució. El pressupost constitueix la línia de base de cost del projecte, encara inicial o provisional.
12. També en aquest moment establim les responsabilitats per a cada activitat, dins de l'equip de treball.
13. Una vegada establertes les línies de base del projecte (abast, temps i pressupost), podem establir els plans complementaris de qualitat, recursos humans, comunicació i administració del projecte.
14. Però els recursos que necessitem pot ser que no estiguin disponibles, o que no ho estiguin en el moment que els necessitem. O poden aparèixer altres limitacions a l'hora de considerar els estàndards de qualitat, les necessitats de comunicació i la gestió de les expectatives del client o la disponibilitat o els costos dels proveïdors de recursos tècnics o subcontractistes. El pla de treball, calendari i pressupost s'han de revisar d'acord amb els recursos i les capacitats de què realment disposarem.
15. A continuació s'examinen els riscos i es preveu el nivell de contingències o reserves necessari per a pal·liar els riscos.
16. Una vegada revisat el pla, es col·loca en un calendari definitiu i es prepara el pressupost d'execució definitiu.
17. El pla de projecte, calendari i pressupost s'han de discutir en profunditat  amb el client (i eventualment, també dins del departament o l'empresa proveïdora) per a assegurar la comprensió, el compromís i l'assumpció per part de tothom. O s'han de revisar, en el nivell de les fites, les activitats, els recursos o els plans complementaris, si és necessari.
18. També en aquesta fase, i molt especialment, s'ha  de  confrontar  el  pla Definitiu amb els objectius i les necessitats que contingui la definició de projecte, és a dir, amb el mandat de projecte i la definició inicial d'abast.

Es pot veure que la preparació del pla, en si mateixa, té una naturalesa complexa i iterativa, que ens obliga a revisar-lo i discutir-lo a mesura que avancem en la seqüència d'activitats.