"En tot projecte hi ha riscos i aquests poden portar a una crisi en el projecte". Aquesta frase pot semblar excessivament dramàtica, però és la realitat de la direcció de projectes. Pressuposar que perquè un projecte és petit o senzill, o ja n'hem fet de semblants altres vegades, no cal preocupar-se dels riscos és una mala idea, i treballar d'aquesta manera, una mala pràctica. Com altres àrees de coneixement que ja hem comentat, cal que el director del projecte analitzi els riscos, i després de l'anàlisi pot decidir no gestionar-ne cap, atès que no és prou justificat dedicar-hi temps i diners. Però aquesta decisió ha de sorgir després d'un estudi prou objectiu de la realitat del projecte i el seu context.

El problema fonamental de la gestió de riscos rau en la incertesa associada als mateixos riscos. En general, és difícil disposar d'informació suficient i vàlida per a eliminar aquesta incertesa.

Aquí en proposarem una visió més pràctica i simplificada, dins la qual hem separat la planificació de riscos en quatre passos o processos diferents i consecutius.

Figura 11.

a. Planificar la gestió dels riscos

 Planificar és el procés que permetrà obtenir el pla per a la gestió dels riscos o, dit d'una altra manera, per a saber de quina manera es gestionaran els riscos del projecte. 

La planificació de la gestió dels riscos assegura que el nivell, el tipus i la visibilitat dels riscos són adequats a la importància del projecte, i alhora que una planificació curosa ajudarà a dur a terme un procés de gestió més reeixit. Cal recordar l'alt grau de subjectivitat associat als riscos.

Els plans de gestió de riscos sovint es materialitzen com a sistemes estandarditzats en moltes organitzacions i empreses de serveis TIC, però aquesta pràctica no ens ha de fer perdre de vista que cada projecte és diferent i que cal una reflexió sobre la idoneïtat dels sistemes estandarditzats per al projecte en curs.

En general, en un pla de gestió de riscos, hi trobarem:

• Metodologia que s'ha d'utilitzar.
• Rols i responsabilitats dels membres de l'equip respecte dels riscos.
• Pressupost, recursos destinats a la gestió.
• Temporalització: cada quan es revisaran els riscos al llarg de la vida del projecte.
• Categories o grups de riscos, que serviran per a elaborar una sistemática d'identificació de riscos.
• Normes sobre com calcular la probabilitat i l'impacte, que serviran per a objectivitzar d'alguna manera com el director de projecte avaluarà els riscos.
• Normes sobre la matriu de probabilitat i impacte: com ubicar cada risc, quins cal considerar, etc.
• Tipus de toleràncies permeses.
• Plantilles per als informes de riscos.
• Mètodes de seguiment i control.

b. Identificar els riscos

El pas següent en el procés consisteix a identificar els riscos que poden afectar el projecte i documentar-ne les característiques, generant el registre de riscos, que s'anirà complementant i revisant en procesos posteriors.

Per a fer aquesta identificació és convenient que, en la mesura que es pugui, hi participin tots els interessants, fonamentalment el director i el seu equip de treball. Però també el patrocinador, el client i altres interessats poden aportar informació rellevant sobre els riscos. La identificació de riscos és un procés que s'haurà d'anar repetint periòdicament, atès que els riscos depenen d'un conjunt de factors interns i externs al projecte que, amb el temps, van canviant; per això, el procés de control de riscos també ha d'incorporar com a objectius la identificació de nous riscos.

Quins són els factors que amenacen la capacitat d'entrega dels objectius que s'han promès? El punt inicial és la incertesa de no saber què pot passar. És una altra manera de dir que molts aspectes dels projectes no es poden predir, tot i que fem tots els esforços per a controlar-los. Des del punt de vista dels processos de gestió del projecte, les àrees més comunes d'incertesa són:

• Estimacions de cost: respecte a les probabilitats de compliment i les limitacions de pressupost.
• Estimacions de temps: respecte a les probabilitats de compliment o no de dates.
• Àmbit: començant per les hipòtesis del projecte, que són una font important de risc; també els lliurables i els paquets de treball (EDT) poden ser una font de riscos en funció de la capacitat per a definir clarament el treball, i les probabilitats que hi hagi canvis en l'abast del projecte.
• Interessats, especialment els clau per a la definició de l'abast.
• Plans de gestió de costos, cronograma, qualitat, respecte a determinades exigències o marges que els plans poden aportar.
• Recursos: quantitat, qualitat, disponibilitat, responsabilitat, etc. dels recursos assignats al projecte.
• Documentació del projecte

c. Fer l'anàlisi qualitativa de riscos

El pas següent és qualificar la magnitud dels riscos identificats. Aquest és un procés costós que ajuda a limitar adequadament la llista de problemes potencials.

d. Fer l'anàlisi quantitativa de riscos

Aquest procés consisteix a analitzar numèricament l'efecte dels riscos identificats respecte dels objectius del projecte.

Aquest procés es dóna molt rarament en el nostre entorn TIC, per manca de cultura en la gestió de riscos, però també de disciplina a l'hora de disposar de dades per a poder fer-ho. Una anàlisi numèrica no tindrà cap mena de sentit si no disposem de dades prou vàlides per a dur-la a terme.

e. Planificar la resposta als riscos

Un cop identificats, avaluats i prioritzats els riscos, per als que són més importants cal desenvolupar opcions i accions per a millorar les oportunitats i minimitzar les amenaces als objectius del projecte. Aquestes accions poden requerir l'assignació de recursos econòmics i humans, o modificar el cronograma o el mateix pla de gestió del projecte, i és habitual assignar una persona responsable d'aquest risc, que gestionarà les respostes al risc i l'evolució del risc.

Ja s'ha comentat (però és rellevant tenir-ho en compte) que les respostes han de ser congruents amb la importància del risc, i alhora han de ser realistes, s'han de negociar amb tot l'equip i han d'estar disponibles en el moment necessari. Sovint es poden aplicar diversos tipus de respostes, i caldrà que el director de projecte seleccioni les més adequades en cada projecte. Igualment, les organitzacions poden disposar d'informació suficient sobre les respostes possibles i la seva aplicabilitat, de manera sistematitzada o com a informació històrica d'altres projectes.

Les respostes als riscos se solen classificar segons l'enfocament que prenen.

I) En el cas de riscos negatius, hi ha quatre tipus de respostes:

• Evitar. Canviant el pla del projecte de manera que s'elimini l'amenaça.
• Transferir. En aquest cas no s'elimina el risc, s'encarrega a una tercera persona o organització que hi faci front.
• Mitigar. Tant si són accions preventives per a mitigar la probabilitat que passi, com de contingència, per a mitigar l'impacte.
• Acceptar. Quan no és possible dissenyar respostes efectives o aquestes no són rendibles.

II) I en el cas de riscos positius o oportunitat, són:

• Explotar. Per a assegurar-se que l'oportunitat es farà efectiva, modificant el pla del projecte.
• Compartir. De manera que a un tercer, més preparat per a fer-ho, se li assigna tota l'oportunitat o una part.
• Millorar. De manera que s'actua sobre la probabilitat o l'impacte, per a incrementar el que efectivament ocorri o el benefici quan passi.
• Acceptar. Quan no es fan accions concretes, però es considera per si finalment succeeix.

A més, es poden planificar determinades respostes, que s'anomenen de contingència, que es fan efectives només en cas que determinats senyals o indicadors apuntin que es pot produir el problema. En aquests casos s'ha de definir detalladament com es faran el seguiment i el control dels disparadors.

Dins de la planificació de costos, tal com hem vist, s'han d'haver establert les reserves per a fer front a aquestes contingències, que s'han de fer servir, mantenir o reduir segons l'avançament del projecte. La contingència s'ha de considerar part del projecte fins que el temps i els avenços del projecte no demostrin que el risc i la incertesa s'han reduït o han desaparegut. En aquest moment, les partides reservades per a contingències han de tornar al pressupost general del projecte. Per això, el pla de contingència s'ha de revisar al llarg de tot el projecte.