Si examinem els processos del PMBOK, els grups de processos o àrees de coneixement de temps i cost es concentren en l'etapa de planificació del projecte (el seguiment i control del qual es persegueix, òbviament, després). Per a molts directors de projecte, temps i cost es converteixen també en una obsessió, que malauradament passa per sobre dels objectius del projecte, la gestió de l'abast i la qualitat del treball i, sobretot, la satisfacció del client.

Segons la presentació que en fa el PMBOK, els processos compresos en aquest procés són els següents:

1. Definir les activitats, és a dir, identificar les accions específiques que s'han de dur a terme per a produir els resultats parcials i finals del projecte. Com hem dit abans, els objectius es converteixen en fites i lliurables i els lliurables i EDT es converteixen en activitats. Les activitats, al seu torn, es desglossen en tasques.
2. Seqüenciar les activitats, és a dir, identificar i documentar les relacions i l'ordre de realització de les activitats definides.
3. Estimar els recursos per a les activitats, és a dir, estimar el tipus i quantitats de recursos humans (temps de persones), equipament, materials o subministraments necessaris per a dur a terme les activitats. De tots aquests recursos, el més important en els projectes TIC és el temps (o temps equivalent) de persones de diferent tipus i qualificació. Esforç és la càrrega o quantitat de treball necessari per a completar una tasca.
4. Estimar la durada de les activitats, és a dir, establir de manera aproximada el nombre de períodes de treball (temps equivalent en hores, jornades, setmanes) per a completar les activitats individuals amb els recursos estimats anteriorment.
5. Establir el calendari o cronograma de treball, és a dir, analitzar i relacionar la seqüència d'activitats, la seva durada, els requisits i disponibilitat de recursos i les limitacions d'agenda i calendari de projecte, per a crear el calendari de treball.

Quan tot això se situa en un calendari, si es produeixen variacions en una activitat o un grup d'activitats, afecten tot el conjunt o algunes activitats crítiques del conjunt, de manera que part del treball d'execució és un exercici continu de replanificació, demanda i reubicació de recursos. Això consumeix molt temps i energia del director de projecte.

a. Planificar les activitats

La planificació de les activitats i tasques és un procés que es deriva de la definició de les fites del projecte i, per tant, fins aquest moment no s'aborda com cal actuar per a assolir els objectius del projecte.

Les fites són situacions, productes, estadis del treball. Les activitats són accions necessàries per a assolir les fites. Les tasques són accions dins de cada activitat.

La manera més habitual de representar un pla d'activitats és utilitzar un diagrama de Gantt.

En l'exemple que s'exposava referent al portal de serveis al ciutadà a Internet de l'apartat anterior, les activitats principals del projecte identificades constitueixen el llançament del projecte, l'arrencada del projecte, l'anàlisi de requisits, el disseny funcional del sistema, el disseny tècnic del sistema, la construcció del prototip, la construcció del portal i la implantació del portal. Aquestes activitats es mostren en la representació del gràfic de Gantt en els encapçalaments en negreta de la figura 9.

Tanmateix, aquestes activitats són molt generals i en la planificació del projecte es necessita més detall en les tasques. Les activitats es desglossen en tasques i grups de tasques. En l'exemple que ens ocupa, l'activitat de disseny funcional del portal implica tasques com el disseny de l'estructura i la navegació del portal, el disseny dels fluxos de treball, el disseny de l'aparença gràfica (look and feel), el disseny dels productes i serveis, etc.

És bo tornar a planificar cada grup d'activitats, al començament de cada nova fita. És probable que durant la realització de la fita anterior hagin aparegut variables que aconsellin abordar el treball següent d'una manera diferent i amb una distribució de recursos diferent. El procés és un treball de descomposició successiva. El problema habitual és decidir fins a quin nivell de detall és convenient arribar.

Com a regla general, el nivell de detall necessari és el que facilita l'execució del treball i la comunicació amb el client i l'equip de treball. També és el que necessitem per a l'estimació de l'esforç i el pressupost. Alguns consells complementaris:

• Cada activitat individual no hauria de implicar una càrrega gaire gran de treball, per exemple un total de 10 a 15 dies/persona.
• S'hauria de poder observar i avaluar fàcilment si s'ha completat o no l'activitat.
• S'hauria de poder fer un control de qualitat del resultat de l'activitat

b. Estimació d'esforços

Efectivament, per a tothom aquesta és la part que sembla més complicada. És difícil fer una estimació precisa de l'esforç que requereix un projecte, en especial si es tracta de coses que no s'han fet abans, si inclouen activitats o equips de naturalesa molt diferent o si tenen molts components d'integració. L'estimació d'esforços té molt més d'art que de ciència i, com totes les arts, s'aprèn amb l'experiència més que amb els llibres. Mentrestant, preguntar a qui en sap o comparar-ho amb altres projectes similars pot ser d'ajuda.

Una mateixa activitat, amb una mateixa estimació d'esforç, es pot completar abans o després segons el nombre de recursos que s'hi dediquin, les demores o els temps morts o les dependències d'altres activitats.

La unitat de temps (insistim: esforç) que utilitzem per a les estimacions depèn normalment del tipus i mida de projecte. Un projecte es pot estimar en hores, dies, mesos o anys/persona. Normalment, la unitat dies/persona és útil per a projectes de mida diferent.

El nivell d'esforç d'un projecte depèn de les activitats que s'han de dur a terme i és independent de la seqüència en què les fem o de l'equip de projecte. Però, com veurem en els apartats següents, el calendari i el cost depenen d'aquestes i altres variables. És molt important, per a planificar i pressupostar el projecte, tenir en compte aquestes distincions de concepte.

c. Seqüència i durada del treball

Si descomponem un projecte en cinc fites i cada fita en quatre activitats i cada activitat en cinc tasques, en teoria podríem començar totes les tasques alhora i el projecte duraria tant com la tasca més llarga. Però la pràctica no té res a veure amb això. Hi ha dependències o relacions entre activitats que obliguen a dur a terme les activitats en un cert ordre. No totes les activitats es poden fer en paral·lel, encara que això seria l'ideal. En segon lloc, els recursos no són il·limitats, en l'equip hi ha un nombre limitat de persones que no poden fer totes les coses alhora. Algunes activitats han d'esperar que un membre de l'equip de treball estigui lliure.

Ja es veu que les fases de la planificació del projecte, que hem presentat linealment fins ara, són en gran manera iteratives i estan interrelacionades. Es descomponen les activitats, s'examina la càrrega de treball, es veu quines activitats es poden fer en paral·lel o en sèrie, es consulta l'equip disponible, es reexamina l'ordre, es revisen les possibilitats d'optimitzar el procés, es calculen i recalculen els costos i la durada perquè siguin acceptables per al client i per a l'empresa. Es discuteix internament i amb el client.

Entre les dependències, és important identificar les que no estan sota el nostre control, les que són externes al projecte. En determinades circumstàncies, un projecte pot anar més ràpid posant més recursos en els temes que són sota el nostre control. Això no passa amb les activitats o dependències externes.

d. Distribució del treball i recursos necessaris

Una vegada establert detalladament el que cal fer, com es farà i el nivell d'esforç requerit, ja s'està en condicions de determinar la quantitat de recursos necessaris i quines característiques han de tenir aquests recursos, i d'establir el pressupost de costos del projecte.

Per a això, com ja hem dit, una cosa són les necessitats i una altra són les disponibilitats i la capacitat del projecte per a costejar-les. Una cosa és el pla inicial o teòric de distribució del treball i una altra és com quedarà després de confrontar-lo amb la realitat.

Val la pena dialogar entre les parts o membres de l'equip a l'hora de preparar la distribució del treball i assignar tasques i responsabilitats. Com sempre, aquest diàleg té almenys dues parts: el diàleg entre el client i el cap de projecte, i el diàleg entre el cap de projecte i cada membre de l'equip. Aquest diàleg ha d'assegurar la comprensió i acceptació del compromís per tots els participants.

La dedicació del cap de projecte ha de figurar en el pla i no s'ha de subestimar. Molts projectes requereixen una dedicació completa d'una persona per al treball de gestió. En altres, aquesta responsabilitat és compatible amb la dedicació a activitats o tasques tècniques dins del projecte.

Per a les activitats de disseny del portal del ciutadà de l'exemple que estem utilitzant, la taula 4 mostra la distribució de les tasques i la responsabilitat i els perfils professionals de l'equip assignats a cada tasca.

Taula 4. Exemple de distribució del treball i llista detallada de tasques i assignacions en el  disseny del nou portal de serveis d'un municipi.

Una vegada detallades les tasques a un nivell que permet la distribució del treball, s'estableix l'assignació de cada tasca als diferents perfils i la seva dedicació estimada. L'esforç i l'estimació de capacitats necessàries de cada tipus de recurs (en jornades/persona) per a cobrir cada una de les tasques que mostràvem en l'exemple anterior es mostren en la taula 5. En cas necessari, per a una mateixa tipologia professional es planifica més d'un recurs destinat a la tasca.

Taula 5. Estimació de dedicacions requerides (jornades/persona) per a cada categoria professional

Una de les causes de desviació més importants en la gestió de projectes és la estimació inicial incorrecta de recursos per a la realització d'activitats. S'han escrit moltes regles sobre l'estimació de temps i recursos en projectes TIC. Segons el nostre parer, no hi ha receptes màgiques sobre aquest aspecte; només les que ja s'han donat amb caràcter general.

Tanmateix, sí que es poden fer una sèrie de recomanacions que creiem que poden ser útils per a estimar projectes informàtics complexos.

Recomanacions per a l'estimació de recursos i temps en un projecte

• Consten totes les activitats que permeten completar una fita.
• Hi ha resultats clars i observables per a cada activitat.
• Cada fita no s'hauria de descompondre en més de deu activitats. Cada activitat no hauria de representar més de 10 o 15 dies/persona de treball.
• Si una persona necessita completar un treball en deu dies, no assumiu que deu ho podran fer en un dia. El temps i els recursos no sempre són intercanviables.
• Focus: no assigneu moltes tasques en el mateix període de temps a una mateixa persona o la mateixa persona a diversos projectes. No assigneu diverses persones per a fer la mateixa cosa.
• Mai no planifiqueu els recursos assumint una productivitat del 100% en el treball. Useu un màxim del 85%, i reconeixeu que un 15% pot ser temps improductiu. Tingueu en compte els períodes de vacances, les baixes laborals i els imponderables en les vostres estimacions.
• Planifiqueu per al millor professional les tasques més complexes, i si li sobra temps assigneu-li les altres.
• Identifiqueu les activitats que consumeixen més recursos, que involucren més persones i en departaments diferents i que ocupen més temps en el calendari. Planifiqueu-les amb més detall, deixant marges de tolerància i arribant a compromisos amb les parts.
• Reduïu el nombre de dependències entre les activitats al mínim possible, de manera que el camí crític sigui com més curt millor. Procureu, sempre que es pugui, que les activitats més importants per a completar una fita no estiguin en el camí crític.
• Reserveu temps suficient per a la presa de decisions del client i per a la revisió i avaluació dels lliurables i resultats intermedis. Deixeu espais lliures en el calendari.

e. Preparació del calendari definitiu

Calendari de fites

Tornem a l'inici. Les fites són els elements que ens permeten conèixer i comunicar el progrés del projecte. Normalment són estats en què es produeixen lliurables parcials que el client ha d'aprovar. També és el moment de revisar la planificació i d'establir plans més detallats per al treball que ens queda per fer. Ara ja estem en condicions de posar dates que indiquin la realització de cada fita. Les dates per a completar les activitats poden variar. Les dates de lliurament o de consecució de fites haurien de variar el menys possible.

En l'exemple que estem presentant el calendari de fites seria el següent:

Taula 6. Calendari de fites

Calendari complet

El calendari complet, o almenys, per EDT, ha d'incloure el detall que es requereixi en cada cas d'activitats, tasques, la seva durada, les interdependències, les dates d'obtenció dels productes, etc. Existeixen diverses eines (que s’especificaran al tauler de l’aula) que permeten seguir tot el cicle de planificació de temps i recursos, i també la seva representació gràfica (encara que moltes vegades només s'utilitzen com una eina de presentació).

El calendari complet és l'eina habitual de treball en l'àmbit de l'equip i per al detall de les activitats i tasques.