Tot seguit adoptarem l'enfocament metodològic que proposa la 4a. edició pel PMBOK, convenientment adaptat a les professions TIC, i matisat per la nostra experiència professional, la consulta d'altres autors (en especial, els que també prenen com a referència el PMBOK) i els aspectes bàsics del mètode de gestió de projecte orientat a objectius, el qual, com comentem, ens sembla especialment útil per a establir la connexió entre els objectius del projecte i els objectius de negoci, per a establir un diàleg pràctic i senzill amb el client sobre el progrés del treball i per a vincular el personal del client en la realització del projecte, anticipant el que ara s'anomena gestió del canvi.

Segons el que hem vist en el mòdul "Components de la gestió de projectes: les àrees de coneixement", el PMBOK s'estructura en un conjunt d'àrees de coneixement que s'apliquen de manera variable i segons el judici expert del director de projecte al llarg del progrés del cicle de gestió del projecte. Justament, el director de projecte és el responsable de la preparació del pla de gestió de projecte, que estableix quins processos de gestió s'han d'aplicar a un projecte determinat i incorpora els elements principals dels diferents plans parcials. Els components del procés de preparació del pla de gestió de projecte es presenten en la figura següent.

Figura 4. Components del procés de preparació del pla de gestió de projecte

Els inputs principals per a la preparació del pla són l'acta de constitució del projecte (el mandat que marca la iniciació formal del treball, en resposta a una necessitat de negoci), la identificació d'interessats (qui té alguna cosa a veure o a dir en el projecte) i la definició inicial de l'abast (què cal fer i quins productes s'han d'obtenir).

Això no és una formalitat. El més important quan es planifica (i també quan s'executa) el projecte és entendre molt bé quins són els objectius que es volen aconseguir, amb quin nivell de detall (abast) i qualitat i, si ja s'ha acordat per endavant, de quant temps i pressupost disposem. Tot això s'ha d'establir en la definició del projecte. Abans de preparar el pla, les preguntes següents s'han de respondre correctament.

Preguntes que s'han de respondre abans de començar a preparar el pla

Per què es vol fer el projecte? Què cal tenir al final del projecte que no es tingui ara: quins són els productes (lliurables) del projecte? Cal fer o lliurar alguna cosa més, encara que no s'hagi expressat formalment? Hi ha alguna cosa que estigui específicament exclosa de l'abast? Les fronteres del projecte són clares? Com afecten altres projectes el nostre, o al revés? Assumpcions o restriccions del projecte: coses que suposem que passaran o que no passaran. Problemes significatius que afectaran el projecte Condicions específiques d'execució que ha demanat el client (per exemple, aportació de recursos, treballar a casa, relacionar-se d'una manera o d'una altra amb l'organització, etc.). Font: R. Newton (2006). Project management step by step. How to plan & manage a highly successful project. Harlow: Prentice Hall Business.

Tot això no és trivial. Hi ha una tendència a fer les coses com les hem fet sempre o segons els costums de la casa o del client. Encara que hi ha projectes i clients semblants, cap no és igual, i el director de projecte està obligat a pensar cada vegada quina serà la millor aproximació, dissenyar-la a mida i discutir-la amb l'equip (almenys les persones més sènior, que seran responsables de fites o EDT i el client).

Els temes clau d'aquest procés són:

• Les línies base d'abast, cost i temps i els plans per a gestionar cada una d'aquestes dimensions i manejar els canvis.
• L'organigrama de projecte i la matriu de rols i responsabilitats
• El pla de comunicació amb el client i les parts interessades.
• El pla de gestió de riscos.
• El pla de gestió de configuracions, versions, etc.
• La resta dels plans complementaris o subsidiaris, en funció de la importància o prioritat que tinguin en cada treball.