A diferència de les metodologies estructurades pròpies de les professions TIC (informàtica, telecomunicacions, multimèdia), en la metodologia de gestió de projectes no aspirem a recollir-ho tot i amb el màxim detall, sinó solament els aspectes que són rellevants per a la gestió del projecte. Com hem dit repetidament, tampoc no es tracta de fer servir sistemàticament tots els processos de gestió, totes les eines i tècniques, sinó de destriar al començament quins seran realment útils i pertinents per a la feina que s'ha de fer.

2.3.1. Processos i documents bàsics

a. En l'etapa d'iniciació:

I) Desenvolupar el mandat del projecte, també denominat acta de constitució del projecte. El mandat representa l'aprovació formal per part de la direcció de l'empresa (o de qui ho tingui delegat, molt sovint el director d'organització i sistemes) del projecte en qüestió. Ha d'explicar per què es fa el projecte, recollint de manera molt breu els antecedents i el context, els objectius o problemes de negoci que es volen assolir o resoldre, els objectius d'alt nivell del projecte per a l'empresa, el patrocinador o líder intern del treball, i un pressupost o durada aproximada. Considerem aquest procés bàsic.

II) Definir l’abast inicial del projecte. L’abast està constituït per qualsevol element de producció o de gestió que caldrà lliurar per a completar el projecte; per tant, normalment es compon d’un resultat de producció (per exemple, una aplicació web), uns resultats complementaris (formació, proves, garanties, etc.) i uns resultats de gestió (plans, actes, informes, etc.). L’abast determina el què del projecte, el que es farà i el que no es farà. S’ha de dir que en aquest moment no sempre tenim tots els elements per a definir amb prou detall i claredat l’abast definitiu, que elaborarem en l’etapa de planificació. Molt sovint aquesta definició inicial s’incorpora directament al mandat o acta de constitució. Per aquest motiu considerem aquest procés recomanable, però no bàsic, i òbviament forma part dels processos de gestió de l’abast.

III) Establir el registre d’interessats, és a dir, les persones del client que tenen interès o influència en el projecte, quantificar-los i qualificar-los. És un procés de l’àrea de comunicació, recomanable segons el tipus i la mida del projecte.

IV) Establir l’organigrama del projecte, és a dir, els òrgans col·legiats o individuals de gestió del projecte i les seves responsabilitats a alt nivell. És un procés de l’àrea d’integració i el considerem bàsic. Pot estar inclòs dins de l’acta de constitució.

b. En l’etapa de planificació:

I) Definir l'abast detallat del projecte, la qual cosa estarem en condicions de fer quan hàgim pogut recollir els requisits dels interessats. És un procés que considerem bàsic.

II) Establir l'estructura de distribució del treball. Dins de la definició d'abast, molts consideren bàsic, especialment en projectes grans i molt grans, descompondré els objectius i l'abast del projecte en paquets o unitats més petites, per a fer-ne més fàcil la planificació i el seguiment i perquè el client i l'equip puguin visualitzar el contingut del lliurable. Per exemple, un lliurable "anàlisi funcional" pot tenir dos paquets de treball, un document d'anàlisi funcional i una maqueta. La culminació o el tancament d'aquests paquets (o altres elements significatius en el curs del projecte) l'anomenarem fita. Amb la creació de les EDT, establirem el pla de fites i les responsabilitats (dins del nostre equip i del client) per a la culminació de cada fita. El pla de fites (milestones plan, segons la GDPM) estableix la relació entre els diferents objectius o paquets de treball i determina per a cadascun quan es considera que s'han assolit i les condicions de verificació conforme s'han assolit i que permeten passar al següent. Per exemple, una fita seria la disponibilitat de l'entorn de proves (quan l'entorn de proves estigui disponible), que és el que ens permet fer les proves. Aquest és un nivell encara estratègic dins de la planificació. Els documents que es produeixen estan dins dels processos de gestió de l'abast i els considerem bàsics.

III) Definir el pla de gestió de projecte. Aquest és el document que defineix com s'executa, es revisa, es controla i es tanca el projecte. També inclou totes les activitats per a definir, integrar i coordinar els plans "subsidiaris" com ara el de gestió de l'abast, el temps, els costos, els riscos, les comunicacions, els recursos, etc. És el "full de ruta" bàsic per a controlar el projecte al llarg de l'execució. Els professionals experts recomanen fer una reflexió seriosa al començament del projecte sobre quin serà l'enfocament de la pròpia gestió del pla, com de detallat, quin tipus d'eines, tècniques i processos. És un document estratègic i d'aprovació formal, no un "retalla i enganxa" de plans anteriors que serveixin per a tot. El pla defineix com es farà el projecte. Dins del pla de gestió, considerem bàsics els continguts següents:

• El calendari o cronograma (schedule), que s'ha de fer i presentar a dos nivells: el nivell de fites i paquets de treball (EDT), que és el més útil per a la direcció, i el d'activitats i tasques per EDT, que és el més útil per a l'equip de treball. El GDPM proposa eines per a integrar el pla de fites, la matriu de rols i el cronograma en el mateix document. Forma part dels procesos de gestió del temps i el considerem bàsic.
• El pressupost, que resumeix tot l'exercici de descomposició del projecte en activitats, posar-les en seqüència, estimar els recursos humans i tècnics adequats per a fer la feina i costejar-los segons les polítiques de la companyia. Forma part dels processos de gestió del cost.
• El pla de gestió de riscos. Molts o pocs, grans o petits, considerem que el pla de riscos, que conté unes previsions i una reserva econòmica de contingències, és un procés i un producte bàsic.

En la taula 3 es presenta un resum dels productes o lliurables principals corresponents als diferents processos de gestió.

Taula 3. Processos de gestió i documents principals que es generen

* Es pot incloure en l’acta de constitució.